পরামর্শ: ফরমাল ই-মেইল পাঠাতে হলে

আপনার ই-মেইলের ঠিকানা (অ্যাড্রেস) হতে হবে পেশাদার। আপনার ই-মেইল ঠিকানা যদি angel@gmail, bujbalok@hotmail, blackhat@yahoo, gghtbv@yahoo, smartboy @gmail প্রভৃতির মতো হয়, তাহলে সেটি অপেশাদার হবে। এতে আপনার রুচিহীনতার পরিচয় প্রকাশ পাবে। আপনাকে আনস্মার্ট হিসেবে উপস্থাপন করবে। তাই ই-মেইল আইডি খোলার সময় অবশ্যই পেশাদার ই-মেইল আইডি খুলুন। পেশাদার ই-মেইল আইডি খুলতে আপনার একটা নাম ব্যবহার করুন। অনেক সময় একটা নাম ব্যবহার করে আইডি খুলতে গেলে দেখা যায়, ওই নামে অন্য কারও আইডি আছে, তাই খোলা যাচ্ছে না। সে ক্ষেত্রে নামের শেষে আপনার শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের সংক্ষিপ্ত নাম অথবা কর্মস্থলের সংক্ষিপ্ত নাম দেওয়া যেতে পারে অথবা দুই-একটা সংখ্যা দেওয়া যেতে পারে। যেমন, mozahidjnu@yahoo, mozahid26@gmail প্রভৃতি। তবে খেয়াল রাখতে হবে ই-মেইল ঠিকানা যেন খুব বেশি বড় না হয়।

প্রাপকের ঠিকানা থাকুক গোপন
অনেক সময় দেখা যায়, একটা মেইল আমাদের অনেক মানুষকে পাঠাতে হচ্ছে। সে ক্ষেত্রে আলাদা করে সবাইকে পাঠাতে হলে অনেক সময় ব্যয় হবে। এ জন্য একবারই সবাইকে পাঠানো যেতে পারে। পাঠানোর সময় প্রাপকদের ই-মেইল ঠিকানা bcc লেখা বক্সে রাখুন। তাহলে আপনি যাদের ই-মেইল পাঠাচ্ছেন, তাঁরা কেউ জানতে পারবেন না, এই একই মেইলটি আপনাকে আর কাকে কাকে পাঠিয়েছেন অথবা যাঁদের পাঠিয়েছেন, তাঁদের ই-মেইল ঠিকানাটাও কেউ জানতে পারবে না। কিন্তু আপনি যদি cc লেখা বক্সে সবার ই-মেইল ঠিকানা দেন, তাহলে সবাই জানতে পারবে, আপনি কাকে কাকে এই মেইল পাঠিয়েছেন। আর ই-মেইল ঠিকানা দেওয়ার সময় অবশ্যই খেয়াল করবেন ই-মেইল ঠিকানাটা সঠিকভাবে লিখেছেন কিনা অনেক সময় gmail লিখতে গিয়ে ভুলে gamil লিখে ফেলেন অনেকে। আবার কোথাও ডট থাকলে তা দিতেও ভুলে যান। ফলে কাঙ্ক্ষিত ব্যক্তির কাছে ই-মেইলটি পৌঁছায় না। 

সাবজেক্ট লেখা হোক সংক্ষিপ্ত
ই-মেইলের বক্স আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ জায়গা হলো সাবজেক্ট। অনেকে ই-মেইল পাঠালে সাবজেক্টে কিছুই লেখেন না। যা শুধু অপেশাদারত্ব নয় বরং আপনি যাকে ই-মেইলটি পাঠিয়েছেন, তিনি গুরুত্বপূর্ণ কেউ হলে মেইলটি খুলে না-ও দেখতে পারেন। কিন্তু আপনি যদি সাবজেক্ট লেখেন, তাহলে সে গুরুত্বপূর্ণ মনে করলে দ্রুততার সঙ্গে মেইলটি খুলে দেখবেন। এতে দ্রুত উত্তর পাওয়ারও সম্ভাবনা থাকে। অথবা আপনি যে কাজের জন্য পাঠিয়েছেন,সেটি দ্রুত সম্পাদন হওয়ার সুযোগ থাকে। সাবজেক্ট লেখার ক্ষেত্রে অনেকে বেশি শব্দে লিখে থাকেন, যা উচিত নয়। আপনার ই-মেইলের বিষয়বস্তুর সংক্ষিপ্ত পরিচিতি একবাক্যে লিখে দিন।

ই-মেইলের বডিতে থাকুক পেশাদারত্ব
ফরমাল ই-মেইলের ক্ষেত্রে সম্বোধনে সচেতন থাকুন। যাকে ই-মেইলটি পাঠাচ্ছেন, তাঁকে যথাযথভাবে সম্বোধন করুন। যেমন আপনি কোনো শিক্ষককে ই-মেইল পাঠাচ্ছেন আর তিনি আপনার পরিচিত, তাহলে লিখতে পারেন Dear professor, Honorable sir কিন্তু তিনি যদি অপরিচিত হন, তাহলে লেখা উচিত Dr./Professor (শিক্ষকের নাম), লিখতে হবে। এ ছাড়া অন্যদের ই-মেইল পাঠানোর ক্ষেত্রেও যথাযথ সম্বোধন লিখতে হবে। Hi guys, Hello, Good morning, good night প্রভৃতি লিখে সম্বোধন অনুচিত। সম্বোধনের পর আপনি যা লিখতে চান, তা সংক্ষেপে কয়েক বাক্যে লিখুন, যাতে আপনার ই-মেইল সম্পর্কে তাঁর প্রাথমিক ধারণা হয়। আর সর্বশেষ আপনার নাম, পদবি ও প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে আপনার ফোন নম্বরটা লিখুন। তবে মনে রাখতে হবে, আপনার ই-মেইলের বডিতে লেখার ফন্ট, কালার মানানসই থাকে। বেশি রঙচঙা হলে পেশাদার ভাবটা চলে যায়। মেইলটি পাঠানোর পূর্বে পুনরায় সবকিছু দেখে নিন, সব ঠিকঠাক আছে কি না। তারপর পাঠিয়ে দিন আপনার মেইলটি।