কাজের চাপ কমাতে সময়কে নিয়ন্ত্রণ করুন

সময় ব্যবস্থাপনা দক্ষতা সবার জন্যই গুরুত্বপূর্ণ। কারণ একজন ম্যানেজারের মধ্যে যদি সময় ব্যবস্থাপনার দক্ষতা না থাকে, তাহলে তিনি তাঁর কর্মীদের সঠিক দিকনির্দেশনা দিতে পারবেন না। একাধিক কাজের চাপের মধ্যে হিমশিম খেতে হতে পারে, নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কাজ শেষ হবে না এবং ধীরে ধীরে কর্মীরাও আপনার ওপর হতাশা অনুভব করতে শুরু করবেন।

অনেক সময় দেখা যায়, ম্যানেজার অফিসে ঢোকার সময় কিছু কাজের রূপরেখা তৈরি করে নিয়েছেন। কিন্তু ৩০ মিনিটের মধ্যে সব পরিকল্পনা ভেস্তে যেতে পারে। কারণ, কোনো কর্মী ছুটিতে থাকতে পারেন বা অন্য ক্লায়েন্টের কাজে ব্যস্ত থাকতে পারেন। এমন পরিস্থিতিতে, বস যদি আপনার সঙ্গে হঠাৎ মিটিং ঠিক করেন, তাহলে কি আপনি মিটিং বাতিল করবেন? একদমই না বরং কম সময়ের মধ্যে বিকল্প সমাধান খুঁজে কাজ চালিয়ে নেওয়াই বুদ্ধিমানের কাজ হবে।

যদিও প্রতিদিন এ ধরনের অভিজ্ঞতার মুখোমুখি হতে হয় না। তবে সময় ব্যবস্থাপনার কৌশল প্রয়োগ করলে এমন পরিস্থিতি মোকাবিলা করা অনেক সহজ হয়ে যায়। কর্মক্ষেত্রে সময় ব্যবস্থাপনার জন্য কয়েকটি কার্যকর উপায় হলো:

টাইম ট্র‍্যাকিং টুল ব্যবহার করুন

ম্যানেজার হিসেবে মনে হতে পারে যে, আপনি সব কাজকে সমান গুরুত্ব দিচ্ছেন না। এ ক্ষেত্রে টাইম ট্র‍্যাকিং টুল ব্যবহার করলে এটি সহজে নির্ধারণ করা যায়, কোন কাজে কতটা সময় যাচ্ছে। কিছু টুল আপনার ফোনে বিল্ট-ইন থাকে। এ ছাড়া Toggl, Harvest বা যেকোনো ডিজিটাল স্টপওয়াচ ব্যবহার করে নির্দিষ্ট কাজের জন্য সময় ট্র‍্যাক করতে পারেন। সপ্তাহ শেষে সহজেই বোঝা যায়, আপনার সময় ব্যবস্থাপনা কতটা কার্যকর হচ্ছে।

রিমাইন্ডার ব্যবহার করুন

ম্যানেজারদের প্রায়ই একাধিক দায়িত্ব পালন করতে হয়। এ জন্য গুরুত্বপূর্ণ মিটিং, ইভেন্ট বা অ্যাপয়েন্টমেন্ট মিস হওয়া বা সময়মতো পৌঁছানো ব্যাহত হলে তা শুধু বিব্রতকর নয়, বরং অন্যদের কাছে নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে। এটি কেবল মিটিংয়ের ক্ষেত্রে নয়। কখনো কখনো ম্যানেজারেরা কাজের মধ্যে এত মনোযোগী হয়ে যান যে, নিজের যত্ন নেওয়া ভুলে যান। দুপুরের খাবার, হাঁটাহাঁটি, স্ট্রেচিং বা পর্যাপ্ত পানি পান—এই সাধারণ কাজগুলো উপেক্ষা করলে চাপ বৃদ্ধি পায়। চাপ বেড়ে গেলে ইন্টারভিউ নেওয়া, কল ধরতে পারা বা ই-মেইল পাঠানোর মতো মৌলিক কাজের ক্ষমতাও কমে যায়। তাই রিমাইন্ডার ব্যবহার করে সব কাজ সময়মতো সম্পন্ন করা উচিত।

সময়সূচি ঠিক করুন

সব কাজ স্বতঃস্ফূর্তভাবে করার চেষ্টা করলে কার্যকর সময় ব্যবস্থাপনা কঠিন হয়ে পড়ে। দিনের প্রতিটি কাজ নির্দিষ্ট সময় অনুযায়ী নির্ধারণ করলে প্রোডাকটিভিটি বৃদ্ধি পায়। যেমন ই-মেইল চেক করা, মাসিক প্রতিবেদন তৈরি বা দুপুরের খাবার—সবকিছুর জন্য নির্দিষ্ট সময় ঠিক করুন। এ সময়টিকে ব্যবহার করুন কৌশল তৈরি করতে, পরবর্তী মিটিংয়ের জন্য প্রস্তুতি নিতে বা কাগজপত্র সঠিকভাবে সাজাতে। এটি আপনাকে অন্যের চাহিদা থেকে বিরতি নিয়ে নিজ কাজের প্রতি মনোযোগ দিতে সাহায্য করবে।

সঠিক সময় ব্যবস্থাপনা অনেকের কাছে কল্পনার মতো মনে হতে পারে, কারণ সময় তো থেমে থাকে না। তবে এ দক্ষতা আয়ত্তে আনলে আপনি আরও সংগঠিত, চিন্তাশীল এবং প্রতিক্রিয়াশীল নেতা হয়ে উঠবেন।

সূত্র: ফোর্বস

অনুবাদ: মুসাররাত আবির