ই-মেইল লেখার নিয়ম

আমাদের প্রতিদিনই কোনো না কোনো কাজে ই-মেইল লিখতে হয়। কিন্তু আমাদের অনেকেরই ই-মেইল লেখার কার্যকর উপায়টা অজানা। ফলে বেশির ভাগ সময় আমাদের ই-মেইলগুলো কেউ পড়ে দেখেন না। সঠিক ফরম্যাটে ই-মেইল লিখতে হলে যেসব বিষয় মাথায় রাখা প্রয়োজন:

প্রথমেই চিন্তা করুন কেন আপনি লিখছেন?
এই ই-মেইলের উত্তরে আপনি কোন ধরনের প্রতিক্রিয়া চান?
আপনি কি নিজে থেকে কোনো ই-মেইল দিতে চাচ্ছেন? নাকি কোনো ই-মেইলের উত্তর পাঠাতে চান?
আপনার যদি এসব প্রশ্নের কোনো উত্তর না থাকে, তবে আপনার ই-মেইল না লেখাটাই ভালো। আপনি কী চান তা না জেনে ই-মেইল লেখা আপনার এবং আপনার ই-মেইল গ্রহীতা উভয়ের সময় নষ্টের কারণ হবে। আর এর দ্বারা বোঝা যায় আপনার নিজেকে স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্তভাবে প্রকাশের জন্য রীতিমতো সংগ্রাম করতে হবে।

ই-মেইল অ্যাড্রেস ঠিক রাখুন
ই-মেইল ঠিকানায় অপেশাদার নাম ব্যবহার করা যাবে না। ই-মেইল অ্যাড্রেসে আপনার আসল নাম থাকা দরকার। না হলে আপনার ই-মেইলকে এর প্রাপকের কাছে অগুরুত্বপূর্ণ করে তুলতে পারে; যা উত্তর দেওয়ার ক্ষেত্রে প্রাপককে নিরুৎসাহিত করতে পারে। পেশাগত কাজে সব সময় ভালো একটি ই-মেইল আইডি ব্যবহার করবেন।

বিষয় হবে আকর্ষণীয়
সংবাদপত্রের শিরোনামের মতো ই-মেইলের সাবজেক্টটি আকর্ষণীয় রাখুন। যাতে লাইনটি দেখামাত্রই উত্তরদাতা সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে তিনি ই-মেইলটি খুলবেন কি না। একটা মেইল খুলে পড়ে দেখা হবে কি না, সেটা কিন্তু সম্পূর্ণটাই নির্ভর করে তার সাবজেক্টের ওপর। অস্পষ্ট ও অগোছালো শব্দ বা বাক্য ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন। 

অভিবাদনে ভুল করা যাবে না
ই-মেইল লেখার প্রথম লাইন হচ্ছে অভিবাদন। সরাসরি লিঙ্গনিরপেক্ষ সম্বোধন করুন। ইংরেজিতে লেখার ক্ষেত্রে শুধু ‘হাই’ বা ‘হ্যালো’ 
লিখে শুরু করবেন না। যাকে ই-মেইল করছেন, তাঁর গুরুত্ব ও পদ বিবেচনা করে ‘ডিয়ার স্যার’ বা ‘ডিয়ার প্রফেসর’—এভাবে লিখতে পারেন। কারও ডাকনাম বা নামের সংক্ষিপ্ত আকার ব্যবহার করা অনুচিত।

সহজ ও সংক্ষিপ্ত রাখুন 
স্পষ্টভাবে লিখতে পারা হচ্ছে একটি দক্ষতা। সংক্ষিপ্ত ই-মেইল আপনাকে আরও বেশি কার্যক্ষম করবে। ই-মেইলের দৈর্ঘ্য এর বিষয়বস্তুর ওপর নির্ভর করে। চার থেকে ছয় বাক্যের মধ্যে ই-মেইল লেখার চর্চা করুন। সুদীর্ঘ ও বর্ণনামূলক ই-মেইল প্রাপকের বিরক্তির উদ্রেক করতে পারে। 

সৌজন্যতাবোধ দেখান 
প্রতিটি বাক্যে ভদ্রতা বজায়ে রাখুন। এমন ভাষা ব্যবহার করবেন না যাতে প্রাপক তা ভুলভাবে বোঝার সুযোগ পান। আপনার সোজাসুজি কোনো বক্তব্যও প্রাপকের কাছে কর্কশ মনে হতে পারে।

বানান নিয়ে সতর্ক থাকুন 
ই-মেইল পাঠানোর আগে বানান ভুল আছে কি না, তা বারবার চেক করবেন। কারণ মেইল ব্যবহার করা হয় প্রফেশনাল পর্যায়ে। ই-মেইল আপনার সিভির মতন। দুইটা দেখলেই নিয়োগকর্তা আপনার সম্পর্কে জানতে পারবেন। বানান এবং ব্যাকরণ ভুল আপনার খ্যাতি নষ্ট 
করতে পারে।

সূত্র: ফোর্বস
অনুবাদ: মুসাররাত আবির