ই-মেইল লেখার নিয়মকানুন

একবিংশ শতাব্দীতে ই-মেইল খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটি যোগাযোগ মাধ্যম। পেশাগত, ব্যক্তিগত কিংবা শিক্ষাজীবনে প্রতিনিয়তই কাজে লাগছে এই মাধ্যমটি। ই-মেইল লেখা বা পাঠানোর সময় কিছু নিয়ম মেনে চলা উচিত। প্রশ্ন করা যেতে পারে যে নিয়মকানুন বা আদবকায়দা না মানলে কি মেইল পাঠানো যাবে না? হ্যাঁ অবশ্যই যাবে। আপনার উদ্দেশ্য সফল হবে হয়তো, কিন্তু তাতে প্রাপকের ইতিবাচক দৃষ্টিভঙ্গি তৈরি হবে না। পেশাদারত্বের সঙ্গে কাজটা সম্পন্ন হবে না। 

ই-মেইল রাইটিংয়ের কিছু বিষয় নিয়ে আলোচনা করা হলো–

পেশাগত ই-মেইল আইডি
আপনার ই-মেইল আইডির নাম অবশ্যই প্রোফেশনাল হতে হবে। এমন কোনো নাম বা শব্দ ব্যবহার করা যাবে না, যেটি পড়তে বা শুনতে অপেশাদার লাগে। নিজের প্রথম ও শেষ নামের সঙ্গে মেইল আইডি পেশাগত একটা ফ্লেভার দেবে। যদি জি-মেইলে না পাওয়া যায় তবে দুই-একটি সংখ্যা যুক্ত করতে পারেন।

স্পেসিফিক সাবজেক্ট লাইন
সাবজেক্ট লাইন অবশ্যই এক লাইনের এবং স্পষ্টভাবে সংক্ষেপে লিখতে হবে।

নির্ভুল ই-মেইল বডি
ই-মেইলের বডিতে একদম ‘টু দ্য পয়েন্ট’ নিজের উপস্থাপনাটা তুলে ধরতে হবে খুব সুন্দরভাবে। শব্দ চয়ন, বাক্য গঠন, গ্রামার চেক, স্পেলিং চেক, ফন্ট সিলেকশন, ফন্ট কালার—এসব বিষয় মাথায় রেখে ই-মেইলের বডি সাজাতে হবে। যাতে প্রাপকের দেখতে ও পড়তে সুবিধা হয়।

রিপ্লাই ও রিপ্লাই অল
ই-মেইলের রিপ্লাই ও রিপ্লাই অল দেওয়ার সময় কাকে রিপ্লাই দিচ্ছেন বা কাদের রিপ্লাই অল দিচ্ছেন অবশ্যই চেক করতে হবে। এমন কোনো ব্যক্তিগত বার্তা/তথ্য শেয়ার করছেন না তো, যেটা আপনি চান না রিপ্লাই অলে থাকা ওই লুপে ই-মেইল অ্যাড্রেসের সব মানুষ দেখুক।

To/CC/BCC
অনেকে বহু দিন ধরে ই-মেইল নিয়ে কাজ করলেও To/CC/BCC এর সঠিক ব্যবহার জানেন না। Bcc-এর পূর্ণ রূপ হচ্ছে ‘Blind Carbon Copy’ অর্থাৎ একই মেইল অনেক জনকে সেন্ড করার সময় আপনি যদি Bcc-তে একাধিক ব্যক্তিকে যোগ করেন, তাহলে সবার কাছেই মেইলটি যাবে। তবে এ মেইলটি আর কাদের সেন্ড করা হয়েছে তা কেউ দেখতে পারবে না। সুতরাং প্রতিটি প্রাপক কেবল তার নিজেকেই Bcc-তে দেখতে পারবে অন্যদের মেইল অ্যাড্রেস দেখতে পারবে না। Bcc-এর সুবিধা হচ্ছে সবার মেইল অ্যাড্রেস গোপন রেখে সবাইকে একসঙ্গে একটি মেইল পাঠানো যায়। ফলে কারও মেইল অ্যাড্রেস অন্যদের কাছে ফাঁস হয় না। মেইলের রিপ্লে দেওয়ার সময় কেবল ‘Reply’ বাটন থাকবে ‘Reply to all’ থাকবে না। এর ফলে অন্যরা মেইলের রিপ্লে দেখতে পারবে না। সুতরাং একই মেইল অনেক জনকে সেন্ড করতে এবং গোপনীয়তা বজায় রাখতে আমরা Bcc ব্যবহার করব।

Cc-এর পূর্ণ রূপ হচ্ছে ‘Carbon Copy’ অর্থাৎ কাউকে কোনো মেইল পাঠানোর সময় আপনি যদি মনে করেন এই মেইলটি সম্পর্কে আরও কয়েকজনকে জানানো দরকার। এ ক্ষেত্রে আপনি সেই ব্যক্তিদের মেইল অ্যাড্রেস Cc-তে রাখতে পারেন। এর ফলে Cc-তে থাকা সবাই একে অপরের মেইল অ্যাড্রেসগুলো দেখতে পারবেন এবং জানতে পারবেন আপনি অন্য কোন ব্যক্তিদের Cc-তে রেখেছেন। Cc-এর কিছু সমস্যা রয়েছে। অনেকেই আছেন যারা সবাইকে তাদের মেইল অ্যাড্রেস জানাতে রাজি নয়। কিন্তু আপনি যখনই Cc-তে তার মেইল অ্যাড্রেসটি রেখেছেন তখন Cc-তে রাখা অন্য সবাই তার মেইল অ্যাড্রেসটি জেনে যাচ্ছে। আরেকটি বড় সমস্যা হচ্ছে—যখনই আপনার সেই মেইলের কোনো একজন প্রাপক রিপ্লে দেবে, সে যদি ‘Reply to all’ এ ক্লিক করে রিপ্লে দেয়, তবে সবার কাছে তার রিপ্লে চলে যাবে, যা অনেকেই পছন্দ করেন না।

‘To’ হচ্ছে কাউকে নির্দিষ্ট করে ই-মেইল পাঠানোর জন্য ব্যবহৃত হয়। এ ক্ষেত্রে আপনি একাধিক ব্যক্তিকে একই মেইল পাঠাতে পারবেন। সে ক্ষেত্রে সবাই একে অপরের মেইল অ্যাড্রেস দেখতে পারবেন। এর ফলে গোপনীয়তা বজায় থাকে না।

দুটি ই-মেইল আইডি
ব্যক্তিগত ও পেশাগত—দুই কাজে দুটি ই-মেইল আইডি ব্যবহার করা উচিত। একটি ই-মেইল আইডি দিয়ে অনেক কিছুর সঙ্গে যুক্ত থাকলে অনেক ই-মেইলের ভিড়ে একদিকে যেমন গুরুত্বপূর্ণ কোনো মেইল নিচে পড়ে যেতে পারে, অন্যদিকে পার্সোনাল ও প্রোফেশনাল ই-মেইলগুলো মেনটেইন করতে সুবিধা হবে।

শিডিউল মেইল
অনেক সময় আমাদের নির্ধারিত একটা সময়ের মধ্যে মেইল করতে হয়, আবার অনেক জায়গায় অফিস টাইমের সময় মেইল না করার ব্যাপারটাও অপেশাদার দেখায়, খুব সহজেই আমরা ই-মেইলের ‘শিডিউল মেইল’ অপশনটি ব্যবহার করে নির্ধারিত সময়ে মেইল দিতে পারব।

ই-মেইল রেসিপিয়েন্ট
মেইল পাঠানোর আগে খুব সতর্কতার সঙ্গে ই-মেইল অ্যাড্রেসটা লিখতে হবে। চেক করে নিতে হবে যে আপনি যাকে পাঠাতে চাচ্ছেন সেই ই-মেইল অ্যাড্রেসটি সেই ব্যক্তিরই কি-না। ভুল ই-মেইলে বা অন্য মানুষের কাছে আপনার মূল্যবান ও গুরুত্বপূর্ণ মেসেজটি পাঠিয়ে দিলে ভালোই বিড়ম্বনায় পড়তে পারেন। তাই ৮-১০ সেকেন্ড সময় নিয়ে মেইল অ্যাড্রেসটি চেক করে নেবেন।

অ্যাটাচমেন্ট বিড়ম্বনা
অনেক সময় আমরা তাড়াহুড়ো করে গুরুত্বপূর্ণ মেইল অ্যাটাচমেন্ট ছাড়াই মেইল পাঠিয়ে দিই। এ জন্য কোনো মেইল করার আগে To/CC/BCC-তে কোনো মেইল অ্যাড্রেস না দিয়ে, বডি ও অ্যাটাচমেন্ট অ্যাড করে সবকিছু চেক করাটা বুদ্ধিমানের কাজ হবে। এতে ভুলে সেন্ড বাটনে চাপ পড়ে গেলেও ই-মেইল অথরিটি আপনাকে ঠিকই কিন্তু রিমাইন্ডার দেবে আপনি যাকে মেইল পাঠাচ্ছেন তার ই-মেইল অ্যাড্রেস দেওয়া নেই। আর যে ফাইলটা অ্যাটাচমেন্টে পাঠানো হচ্ছে ওই ফাইলটার নাম রিনেম করে অ্যাটাচমেন্ট পাঠানো ব্যাপারটিও পেশাদারত্বের মধ্যে পড়ে।

ই-মেইল সিগনেচার
ই-মেইলের শেষে সুন্দর একটি ‘ইমেল সিগনেচার’ যুক্ত করতে হবে, যেখানে আপনার নাম, পদবি, ঠিকানা, ফোন নম্বর, ওয়েবসাইট লেখা থাকবে। এর মাধ্যমে আপনি কে এবং আপনার সঙ্গে যোগাযোগ করার মাধ্যম কী—এসব দেওয়া থাকবে। আপনার সিগনেচারকে আরও কীভাবে সুন্দর ও গোছানো করা যায় এ ব্যাপারে ইন্টারনেটের সাহায্য নিলে খুব সহজেই আপনার ই-মেইল সিগনেচারটি সুন্দর করে সাজাতে পারবেন। 

ই-মেইলের এই আদবকায়দাগুলো মেনে চললে একদিকে যেমন প্রাপকের কাছে প্রেরকের গ্রহণযোগ্যতা বাড়াবে, অন্যদিকে একটি গোছানো ই-মেইল একটি প্রাপকের কাছে ইতিবাচক মনোভাব তৈরি করতে সাহায্য করবে।

অ্যাসিস্ট্যান্ট ম্যানেজার (এইচআর), আরএসপিএল হেলথ্ বিডি লিমিটেড

অনুলিখন: মো. আশিকুর রহমান