করপোরেট জগতে নিজেকে দক্ষ ও গ্রহণযোগ্যভাবে উপস্থাপন করতে হলে কিছু নির্দিষ্ট শিষ্টাচার মেনে চলা জরুরি। কিন্তু বাস্তবে দেখা যায়, অনেক সময় এসব বিষয়ে যথাযথ জ্ঞানের অভাবে আমরা এমন কিছু ভুল করে ফেলি, যা আমাদের পেশাদারত্বে নেতিবাচক প্রভাব ফেলে। অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতি এড়াতে কীভাবে করপোরেট আচরণে সতর্ক থাকা যায়, এ বিষয়ে ফোর্বসের সঙ্গে কথা বলেছিলেন ব্যবসায়িক শিষ্টাচার বিশেষজ্ঞ রোজান জে থমাস।
সম্ভাষণের শৈলী
বর্তমান করপোরেট পরিবেশ আগের তুলনায় অনেকটা অনানুষ্ঠানিক হয়ে উঠেছে। পেশাগত যোগাযোগে সৃজনশীলতা যতটা জায়গা করে নিচ্ছে, শিষ্টাচার ততটাই উপেক্ষিত হচ্ছে। ফলে দেখা যাচ্ছে, কর্মীরা কখনো কখনো ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাকে খুবই স্বাভাবিকভাবে ডাকনামে সম্বোধন করছেন বা টেক্সট ও ই-মেইলে এমন ভঙ্গিতে কথা বলছেন, যা বিব্রতকর হয়ে উঠছে।
প্রথম যোগাযোগে সম্ভাষণ গুরুত্বপূর্ণ। এটি শুধু ভদ্রতাই নয়, বরং পেশাদারত্বের প্রকাশও। এমনকি ভুলভাবে রচিত কোনো বার্তা অভিযোগের মতোও মনে হতে পারে। তাই সম্ভাষণ ও বাক্য গঠন যেন সব সময় শালীন ও পরিষ্কার হয়, তা খেয়াল রাখা প্রয়োজন।
ভুল হলে করণীয়
অফিসে ভুল হওয়া অস্বাভাবিক নয়। কিন্তু ভুলের পর সেটিকে স্বীকার না করে কিংবা দায়িত্ব এড়িয়ে চললে পরিস্থিতি জটিল হতে পারে। বড় কোনো ভুল হলে তা চাকরিজীবনেও প্রভাব ফেলতে পারে। তাই ভুল স্বীকার করে ক্ষমা চাওয়াটা পরিপক্বতার পরিচয়।
যদি কারও সঙ্গে ভুল আচরণ হয়ে থাকে, তাহলে তার কাছে ক্ষমা চাওয়া জরুরি। মৌখিক ক্ষমার তুলনায় লিখিত ক্ষমা বেশি গ্রহণযোগ্য। তবে সে ক্ষেত্রে বানান, ব্যাকরণ ও যতিচিহ্নের প্রতি সর্বোচ্চ সতর্ক থাকতে হবে।
যোগাযোগে সচেতনতা জরুরি
করপোরেট জগতে যোগাযোগের সময় সামান্য অসতর্কতাও বড় বিব্রতকর পরিস্থিতি তৈরি করতে পারে। যেমন ই-মেইলে প্রয়োজনীয় ফাইল অ্যাটাচ না করা, বসকে টেক্সট করতে গিয়ে ভুল ইমোজি পাঠিয়ে দেওয়া ইত্যাদি। এ ধরনের ভুল হলে দ্রুত ফোন করে ক্ষমা চেয়ে বিষয়টি পরিষ্কার করে দেওয়া ভালো। এতে আপনার পেশাদারি মনোভাব ফুটে উঠবে এবং ভুলের ক্ষতি কিছুটা পুষিয়ে নেওয়া যাবে।
ই-মেইলের শিষ্টাচার
বর্তমানে ই-মেইল পেশাগত যোগাযোগের অন্যতম প্রধান মাধ্যম। তাই এ ক্ষেত্রে অতিরিক্ত সাবধানতা অবলম্বন করা প্রয়োজন। ই-মেইলে অপ্রাসঙ্গিক কথা না বলাই ভালো। সাবজেক্ট লাইনে এক লাইনে মূল বক্তব্য উল্লেখ করুন। পেশাগত ই-মেইলে নিরপেক্ষ ফন্ট ও কালার ব্যবহার করুন এবং ইমোজি পরিহার করুন। যাঁদের সঙ্গে আপনি নিয়মিত কাজ করেন, তাঁদের পাঠানো ই-মেইলের উত্তর যত দ্রুত সম্ভব দেওয়া উচিত। অফিস-সংক্রান্ত ই-মেইলের উত্তর অফিস সময়ে দেওয়ার চেষ্টা করুন এবং ব্যক্তিগত বা অপেক্ষাকৃত কম জরুরি মেইলের উত্তর ২৪ ঘণ্টার মধ্যে দিন।
করপোরেট শিষ্টাচার মানে শুধু আচরণগত ভদ্রতা নয়, বরং একটি দায়িত্বশীল ও পেশাদার মানসিকতা গড়ে তোলা। এসব ছোটখাটো বিষয়ে আপনার কর্মস্থলে গ্রহণযোগ্যতা, সম্মান ও অগ্রগতির সম্ভাবনা লুকিয়ে থাকে।
সূত্র: ফোর্বস
অনুবাদ: মুসাররাত আবির