কওমি মাদ্রাসাগুলোর সর্বোচ্চ শিক্ষা বোর্ড আল-হাইআতুল উলয়া লিল-জামি’আতিল কওমিয়া বাংলাদেশ দাওরায়ে হাদিস (তাকমিল) পরীক্ষার সনদ ও নম্বরপত্র সংগ্রহ সহজতর করতে জরুরি বিজ্ঞপ্তি ও নির্দেশিকা প্রকাশ করেছে। ১৪৩৮ হিজরি থেকে ১৪৪৭ হিজরি পর্যন্ত অনুষ্ঠিত ১০টি পরীক্ষার সনদ উত্তোলনের ক্ষেত্রে এই নতুন নির্দেশনা প্রযোজ্য হবে।
নির্দেশনায় বলা হয়েছে, সব ধরনের মূল ও সাময়িক সনদ ঢাকার উত্তর যাত্রাবাড়ীর বিবির বাগিচায় অবস্থিত সংস্থার প্রধান কার্যালয় থেকে সংগ্রহ করতে হবে। কার্যালয়টি শনিবার থেকে বুধবার সকাল ৯টা থেকে বিকেল ৫টা এবং বৃহস্পতিবার সকাল ৯টা থেকে বেলা ১টা পর্যন্ত খোলা থাকবে।
বিজ্ঞপ্তি অনুযায়ী, ১৪৪৩ থেকে ১৪৪৫ হিজরি সনের মূল সনদ ও নম্বরপত্র ইতিমধ্যে বিভিন্ন মাদ্রাসায় পৌঁছানো শুরু হয়েছে এবং ১৪৪৬-৪৭ হিজরির সনদ প্রস্তুতের কাজ আগামী এক মাসের মধ্যে শুরু হবে।
তবে ১৪৩৮ থেকে ১৪৪২ হিজরির পরীক্ষার্থীদের সনদ পেতে অনলাইনে তথ্য হালনাগাদ করা বাধ্যতামূলক করা হয়েছে। পুরোনো সফটওয়্যারে প্রয়োজনীয় তথ্যের ঘাটতি থাকায় এই ব্যাচের শিক্ষার্থীদের বাংলা, ইংরেজি ও আরবি—এই তিন ভাষায় নাম এবং জাতীয় পরিচয়পত্র বা জন্মসনদের তথ্য দিয়ে নির্ধারিত ওয়েবসাইটে আবেদন করতে বলা হয়েছে।
সাময়িক সনদের জন্য অনলাইনে বা সরাসরি অফিসে উপস্থিত হয়ে আবেদন করার সুযোগ রাখা হয়েছে। সনদ বা নম্বরপত্রে কোনো ভুল থাকলে ২০০ টাকা ফি এবং প্রয়োজনীয় কাগজপত্র জমা দিয়ে সংশোধনের আবেদন করা যাবে। তবে পরীক্ষার্থীর বা পিতা-মাতার সম্পূর্ণ নাম পরিবর্তনের কোনো সুযোগ নেই; কেবল আংশিক সংশোধন করা যাবে।
বিদেশে অবস্থানরত শিক্ষার্থী এবং ছাত্রীদের সনদ সংগ্রহের ক্ষেত্রে বিশেষ নিয়ম নির্ধারণ করা হয়েছে:
উভয় ক্ষেত্রে প্রতিনিধির পরিচয়পত্র এবং মাদ্রাসার সিল-স্বাক্ষরযুক্ত প্রত্যয়নপত্র সঙ্গে আনা আবশ্যক।
যেকোনো জরুরি তথ্য বা সহায়তার জন্য সংস্থাটির হটলাইন (০৯৬১১-৬৩৪৭৩৪) এবং হোয়াটসঅ্যাপ নম্বরে (০১৯৭০-৭৬৩১৭৮) যোগাযোগ করতে বলা হয়েছে।