কর্মক্ষেত্রে পথচলা অনেকটা সহজ করতে পারে ‘মাইক্রোসফট অফিস এক্সেল’। চাকরি বা ব্যবসা—যা-ই হোক না কেন, এক্সেল জানা থাকলে আপনার প্রতিদিনের হিসাব, তথ্য সংরক্ষণ, ব্যবস্থাপনা, নানা দিক থেকে পর্যালোচনা একেবারে হাতের মুঠোয় আসবে।
এক্সেল মাইক্রোসফটের একটি প্রোগ্রাম। প্রায় চার দশকের পথচলায় প্রোগ্রামটি ব্যবহারকারীদের জন্য ধারাবাহিকভাবে আরও সহজ ও প্রয়োজনীয় হয়ে উঠেছে।
এক্সেল: সংক্ষিপ্ত ধারণা
এক্সেলে অনেক কলাম ও রো থাকে। কলাম ও রো-এর মাধ্যমে বিভিন্ন সেল তৈরি হয়। এই সেলগুলোতে আমরা প্রয়োজনীয় তথ্য, বিশেষত সংখ্যা লিখে থাকি। একটি সেলের সঙ্গে আরেকটি সেল বা অনেক সেলের যোগ, বিয়োগ, গুণ, ভাগ থেকে শুরু করে বিভিন্ন হিসাব করা যায়।
জটিল কোনো গাণিতিক সমাধানও এক্সেলে দ্রুত করা সম্ভব। আবার, এ সফটওয়্যার অনেক তথ্য ধারণ করতে পারায় একটি ফাইলে অনেক কিছু সংরক্ষণ করা যায়।
- এক্সেলের মাধ্যমে সূত্র বসিয়ে লম্বা সময়ের হিসাব স্বল্প সময়ে করা যায়। এখানে যোগ, বিয়োগ থেকে শুরু করে জটিল হিসাব সহজেই করা সম্ভব।
- এক্সেলে বিভিন্ন ফর্মুলা রয়েছে। এসব ফর্মুলার মাধ্যমে তথ্যকে নানাভাবে সাজানো যায়।
- ডেটা অ্যানালাইসিসের ক্ষেত্রেও এক্সেল অনবদ্য। চার্টের মাধ্যমে ডেটা উপস্থাপন ও অ্যানালাইসিসের কাজ করা এখানে বেশ সহজ।
- এতে ডেটা ফিল্টার করা সহজ।
- ডেটাবেইস, স্টোরের হিসাবসহ বিভিন্ন কাজ এক্সেলে সহজে সংরক্ষণ করা যায়।
যা জানতে পারেন
- বেসিক ক্যালকুলেশন: যতটা গভীরভাবে বেসিক ক্যালকুলেশন জানা যায় তত ভালো। যোগ, বিয়োগ, গুণ, ভাগ থেকে শুরু করে অ্যাভারেজ, ম্যাক্সিমাম, মিনিমাম, কাউন্ট—সবই জানা প্রয়োজন। ক্যালকুলেশন কোথায় অটো করবেন, কোথায় ম্যানুয়াল করবেন, এসব জানা জরুরি।
- ডেটা ফিল্টার: শর্ট, ফরগেটিং ডেটাকে বিভিন্নভাবে ফিল্টার করা সম্ভব। সংখ্যার রেঞ্জ নির্ধারণ করা, তাকে ভিন্ন রঙে সাজানো—এসব করলে একনজরে যেকোনো রিপোর্ট সহজে বোঝা যায়।
- ডেটা ভেলিডেশন: ভি লুকআপ ডেটা ভেলিডেশনের মাধ্যমে সহজে ড্রপডাউন লিস্ট তৈরিসহ নানা কাজ করা যায়। ভার্টিক্যাল লুকআপের মাধ্যমে অসংখ্য ডেটা থেকে নির্দিষ্ট ডেটা সহজেই দেখা যায়।
- পাইভট টেবল: চার্ট কোনো কিছুর সারাংশ তৈরিতে এটি অনবদ্য। এই টেবলকে রো কলাম নির্দিষ্ট করে নানাভাবে দেখা যায়। এর থেকে সহজে ক্লিকের মাধ্যমে চার্টও তৈরি করা যায়।
- কন্ডিশনের যত সূত্র ওভ দিয়ে শুরু করে চমৎকার সব ক্যালকুলেশন করা যায় এতে। রেজাল্ট শিট, স্যালারি শিট তৈরিতে এসব সূত্র বেশ কাজে লাগে। পাশাপাশি ইফ, সুমিফ সুমাইফ নিয়েও পরিষ্কার ধারণা থাকা দরকার।
- সেল ম্যানেজমেন্ট: সেলগুলোকে সঠিকভাবে সাজানো জরুরি। সঠিক হলে দেখতে যেমন ভালো লাগে, তেমনভাবে এটা সময়ও বাঁচায়।
- পেজ লে-আউট: প্রিন্ট পেজ লে-আউট থেকে সঠিক ও সুন্দরভাবে প্রিন্ট করা যায়। যেখানে ডেটাগুলো অনেক কলামজুড়ে থাকছে, সেখানে কীভাবে ম্যানেজ করবেন, তা জানা জরুরি।
- ইনডেক্সিং: লিংক একটা ফাইলেই আপনি অনেক শিট নিয়ে কাজ করতে পারেন। চাইলে লিংক করার মাধ্যমে চমৎকার ইনডেক্স তৈরি করতে পারেন। এর মাধ্যমে আপনার কাজ সহজেই অন্যরা বুঝতে পারবে।
এক্সেল বিস্তৃত একটি প্রোগ্রাম। এটা বলা কঠিন যে আপনি এই প্রোগ্রামের সব জানেন। যতটা পারা যায়, তা জানা আপনার উত্তরণে সহায়ক হবে।